CAST Engineering

El sector del transporte comercial es la columna vertebral del comercio mundial, pero también implica una compleja red de normativas y exigencias operativas. Para las empresas que operan en la UE, el cumplimiento de un estricto registro de la actividad de los conductores y los vehículos es innegociable. La legislación de la UE exige que las empresas que utilicen vehículos de más de 3,5 toneladas descarguen y almacenen periódicamente los datos del tacógrafo: cada 28 días para los conductores y cada 90 días para los vehículos (Reglamento (UE) n.º 165/2014 y Reglamento (UE) n.º 581/2010 de la Comisión).

El incumplimiento de esto puede conllevar multas y sanciones que afectan gravemente los resultados de la empresa. Para muchas de ellas, gestionar esta gran cantidad de datos suele suponer un esfuerzo manual y prolongado, que a menudo crea un equilibrio entre el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos. Esto se convierte en un verdadero reto, sobre todo con flotas que no paran de operar.

Antecedentes

Fundada en agosto de 2004 y con sede en Plovdiv, Bulgaria, CAST Engineering Ltd. es una empresa en expansión en el sector del rastreo, la monitorización y el control GPS. El software de CAST monitoriza continuamente los datos del tacógrafo y detecta automáticamente cuándo es hora de descargar los archivos del conductor o del vehículo. Posteriormente, alerta a la empresa en tiempo real, eliminando el riesgo de incumplir plazos. Ya no es necesario el rastreo manual ni las hojas de cálculo sin conexión: toda la información de programación se gestiona directamente en la plataforma.

El software también permite a los operadores ejecutar múltiples descargas para conductores y vehículos con un solo clic y una sola autorización dentro de la plataforma de gestión de flotas . Funciona con el hardware existente, por lo que no es necesario instalar dispositivos ni software adicionales, lo que garantiza una compatibilidad total con el entorno de gestión de flotas. 

Desafío

Antes de asociarse con 1NCE, los clientes de CAST Engineering se enfrentaban a un proceso complejo e ineficiente para gestionar los datos del tacógrafo. Si bien los vehículos estaban equipados con tacógrafos digitales conectados a unidades GPS, el proceso de descarga de datos presentaba graves deficiencias:

1. Consumo excesivo de tiempo y recursos: Para una empresa con 100 vehículos y 100 conductores, este proceso manual podría consumir más de 40 horas de trabajo al mes solo para garantizar el cumplimiento. Esta cifra se incrementa con varios conductores por camión o movimientos irregulares de vehículos, lo que podría comprometer a un empleado durante 10 días laborales completos al mes.

2. Alto riesgo de incumplimiento: El gran volumen y la complejidad dificultaban enormemente el seguimiento exacto de cuándo y para qué vehículos o conductores debían descargarse los datos. Factores como cruces de fronteras, problemas imprevistos con los vehículos o cambios en el empleo de los conductores complicaban aún más la programación. Esta constante dificultad para definir los parámetros de descarga suponía un riesgo considerable de incumplir plazos críticos, lo que acarreaba multas costosas.

3. Proceso operativo imperfecto y desequilibrado: el proceso existente era lento, propenso a costosos errores humanos y carecía de la precisión necesaria para un cumplimiento normativo constante.

Soluciones

Con la tecnología de 1NCE, CAST permite una comunicación fiable en tiempo real entre el software de CAST, los rastreadores GPS y los tacógrafos instalados en los vehículos. Esto garantiza un flujo de datos ininterrumpido desde cada unidad en campo, lo que permite que la automatización de CAST funcione de forma constante, sin retrasos ni tiempos de inactividad.

• Ahorro masivo de tiempo y recursos: las empresas pueden eliminar virtualmente las más de 40 horas humanas por mes que antes se gastaban en descargas manuales de datos para una flota típica de 100 vehículos y 100 conductores.

• Cumplimiento garantizado: Las funciones de notificación automática y descarga masiva garantizan que no se incumplan los plazos, lo que reduce drásticamente el riesgo de multas y sanciones costosas.

• Claridad operativa: El proceso para gestionar parámetros complejos de descarga del tacógrafo (cruce de fronteras, problemas con el vehículo, cambios de conductor) se simplifica y automatiza, lo que elimina un importante dolor de cabeza operativo.